業務改善のためのワークフロー活用ガイド

ワークフローシステム導入で実現する業務改善事例と、ワークフローで管理するには不向きな業務もあわせて紹介します。

詳しい解説資料がございます

業務の始まりには文書が発生する

企業という組織のなかでは、個人ですべてを決定し実行することはとても少ないでしょう。社内での許可・依頼・共有といった際に発生するのが「文書」です。ビジネスにおける「文書」は必ず目的を持って発生し、書くだけで役目が終わるというものは存在しません。

どのような文書でも、その後に何らかの業務が発生します。そこで活用されるのがワークフローシステムです。発生した文書を適切な形で業務につなぎ、完了までの業務管理を可能にします。完了後の文書保管はもちろん、文書そのものには記載されることがない情報も合わせてデータ化し保管・活用できます。

文書には流れがある

文書にはコンテンツライフサイクルと呼ばれる一連の流れがあります。

「作成」に近いほうが利用頻度は高く、「破棄」に進むにつれて利用頻度は低くなります。コンテンツライフサイクルから文書を考えるとどのように文書を動かせば良いか考えやすくなります。作成から保管に至るまでの文書は人や部署を移動します。組織規模によっては、別フロアまで運んだり、本社や親会社へ郵送したりといったこともあるでしょう。電子文書をメールで回付する場合も、文書に合わせて送信先を毎回設定することになります。文書は、紙でも電子でも移動時間と作業が必ず発生するということになります。

それに対して、保管後の文書は破棄する際までほとんど移動しなくなります。組織で発生した文書は法的に保存期間が決まっている文書はもちろん、利用予定のない文書でも基本的には一定期間保存されます。保管・保存の間は移動させず、所定の場所にまとめて整理されている状態で管理するのが一般的でしょう。

つまりコンテンツライフサイクルから文書を考えると、保管までは素早く動き、保存中は動かせないような仕組みが文書管理には一番良いということになります。

紙文書の電子化とワークフローの違い

処理後の紙文書を電子化文書として保存する場合、文書管理システムと呼ばれるシステムを利用することで、保存した文書の検索・表示が容易になります。また、システム上で管理することで閲覧制限や範囲の設定が可能になるため、紙文書での保管よりも文書情報の保護が可能です。

文書管理システムとワークフローシステムの大きな違いは、前述したコンテンツライフサイクルを一貫して行えるかどうかです。ワークフローは文書の電子化だけでなく、業務手続きを電子化しているため、サイクルに合った設定で文書を自動的に流すことができるのです。文書管理システムでは保管前の文書をコントロールすることはできません。

ワークフローで管理するには不向きな業務

ワークフローでの運用に向いていない業務もあります。ワークフローシステムは名前の通り、「業務の流れ」のためのシステムです。流れのない業務は、ワークフロー運用に向いていないことがあります。たとえば、相談やディスカッションなどのキャッチボールのようなやりとりです。やりとりをしながら解決を図り、文書として保管する必要もないような細かい相談については、メールやチャットを利用するのが良いでしょう。

報告関連はワークフロー運用に向いています。日報や議事録といった形式の文書は、作成後に上長確認や回覧が発生するため業務に流れがあります。文書が人を介して保管まで流れていく業務はすべてワークフロー上で管理できます。

ワークフローシステムを業務改善のために活用するには

まずは業務と文書がどのように紐付いているのか考えてみることが重要です。文書の流れは大きく3つに分類され、組み合わせて成り立っています。

  • 社内文書はどう発生するのか
  • 文書の流れ方は3種類
  • 業務効率化への最短ルート

といった「文書を起点とした業務」についての説明と、業務改善のためのワークフロー活用事例をもとにご紹介します。

業務における最適な文書管理方法が分かる!

文書を切り口にワークフローで改善できる
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業種に関係なく業務全般に必要となる「文書」を切り口にして、ワークフローでいかに業務改善を図っていくかを、エイトレッドのワークフローシステム「X-point」での事例をもとにご紹介しています。

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