清水建設株式会社では、ホワイトカラーイノベーション活動（ホワイトカラーの働き方を革新すること）の一環としてAgileWorks（アジャイルワークス）を導入。
「ペーパーレスによる業務効率化」「ペーパーコスト削減および保管スペース削減」「蓄積された申請情報の活用」をキーワードにワークフローの活用に取り組んでいます。

【導入の背景・課題】

• 本社移転を機に紙資料の削減が求められる
• 働き方改革促進のためにペーパーレスによる業務効率化を目指すことに
• 申請書により異なるシステムを使用していたため、運用負荷が高かった

【導入後の効果】

• 起案者の書類作成においては月平均1,200時間の削減効果
• ワークフローシステムの導入により決裁までの期間を短縮
• 客観的な視点から業務・ワークフローの改善案を策定できるようになった

同社では、本社移転の際に会社の方針として新本社に持ち込める紙書類を制限されたため、紙資料の削減が求められました。また、新本社での働き方を革新すべく発足したホワイトカラーイノベーション活動の一環でペーパーレスによる業務効率化を目指し、これまで紙で行っていた決裁・申請業務をワークフロー化（電子化）することになりました。

勤務表や経費精算等の管理は異なる専用のワークフロー製品や、グループウェアの機能を利用しており、それらは汎用的ではなく、個々に運用負荷が高かったため、多種多様な業務に適用できるワークフローインフラの導入を検討していました。

同社は、AgileWorksの基本機能だけで柔軟なワークフローの設定ができる点、フォームの作成や承認時の操作性などのユーザビリティが優れている点、外部システムとの連携や帳票の項目とデータベースとの連携も容易にできる点を評価し、システム選定時の理由として挙げています。

その他にも、データ分析により利用状況を把握でき今後の業務改善にもつなげられること、導入・運用コストを一定に抑えられること、決裁履歴が厳密にエビデンスとして管理されることも選定する際のポイントになりました。

同社ではAgileWorksを活用して、さまざまな申請業務をワークフロー化。3年間で約74,000件分の申請が処理されています。起案者の作業効率もアップしたことにより、書類作成にかかる時間を月平均1,200時間削減できたと分析しています。

複数拠点にまたがる申請の場合、書類を社内便で物理的に運搬する必要があり、決裁までの時間が長引いてしまうことがありましたが、ワークフローシステムの導入により決裁までの期間を短縮することに成功。さらに、決裁後の帳票はPDF化・CSV化されて指定の場所に自動保存されるため、紙の申請書を電子化して保存する手間も削減されました。
また、「だれが、いつ、どの業務を行ったか」についても容易に把握・分析できるようになり、客観的な視点から業務やワークフローの改善案を策定できるようになりました。

同社では、多様な業務に適用できるAgileWorksの特性を生かし、申請業務だけに限らず、これまでスクラッチ開発した専用システムを使った業務もワークフロー化しています。

こんな企業におすすめです！

• 会社の方針として紙資料の削減が求められている
• 多種多様な業務に適用できるワークフローインフラを導入したい
• 紙の申請書を電子化して保存する手間を削減したい