ワークフローシステムの運用課題あるある3選

2020年10月15日
ワークフローシステムの運用課題あるある3選

 テレワークの推進に伴い、ワークフローシステムの拡大やさらなる活用に向けて運用の見直しをする企業が増えています。

 既存システムでも十分に社内の意思決定や情報共有の効率化を実感できているけれど、「ワークフローシステムの運用課題あるある」を抱えている企業も多いのではないでしょうか。

 運用する上でよく発生する課題を解決しなければ、システム利用者・管理者の手間が増え、本業に集中するリソースが奪われます。

 本稿ではワークフローシステムの運用時の課題あるあるをご紹介しつつ、解決策として利用者と管理者の双方が使いやすいワークフローシステムの特徴をご紹介します。

   

ワークフローシステムの運用課題は他にも多く存在します。

弊社はワークフローシステム専業メーカーで既存システムの課題を抱えた多くの課題を解決してきました。
ワークフローシステムのリプレイス時に役立つ情報をまとめた「選定/乗り換えガイドブック」もご参考ください。

あるある1
対応業務ごとに別々のシステムを利用するため、管理と手間に工数がかかっている

<解決策>
汎用性の高いワークフローシステムに統合

 

<詳細>

 最近ではお試し期間が設けられたり、SaaS形式で提供されたりなど安価で手軽に導入できるワークフローシステムも増えてきました。また、業務システムの付加機能としてワークフローの機能がついているサービスも出てきており、ワークフローの機能に触れる機会は増えてきました。

 簡単にワークフローの便利さを体験・導入できるのは良いことですが、社内で様々なシステムが乱立したままになってはいませんか?

  • ・導入したものの、気がつけば組織ごとに異なるワークフローシステムが乱立し、どのシステムに統合すれば良いのか決められない、統廃合が難しくなってしまった
  •  
  • ・対象とする業務や組織を限定して使い始めて、うまく運用に乗せて対象範囲を広げようとしたが、使い勝手やメンテナンスなど管理・運用で耐えきれなくなった
  •  
  • ・業務特化のワークフローがいくつも導入され、業務一つ一つの業務は効率化されたが、全体として使い分けの手間などが増えてしまった

 こうした問題は特にバックオフィスの領域で起きやすい傾向にあります。

 例えば休暇申請、住所変更、支払い申請の異なる申請は人事・総務・経理の異なる部門が管掌しているため、申請フローが異なる利用者が申請に合わせて業務を変えなければなりません。

 この状況を改善するために、お使いのワークフローシステムが向いている業務や企業規模を確認してみましょう。もし他の業務もワークフローシステムに取り込んでみたときに使い勝手が悪いと感じるならば、より汎用性の高いワークフローシステムへの統合を検討してみましょう。

 この汎用性の高さは例えば次のような項目で判断することができます。

  • ・現在お使いのワークフローシステムが他のワークフローシステムと連携できるかどうか
  • ・統廃合を検討する場合には他の業務のワークフローやフォームも適切に表現できるか

 弊社が開発・提供するワークフローシステムAgileWorksなら、あらゆる業種・職種の業務に対応できる汎用性の高さもさることながら、複数のワークフローの共通基盤としても活躍できます。

 組織や業務ごとに異なるシステムを使っている課題は利用者を混乱させ、混乱が続けば業務効率化の目的から遠ざかるばかりか、日常の使い勝手の悪さが募ってシステム自体使われなくなってしまうのは想像に難くありません。

 ぜひあらゆる業務に汎用的に適用でき、システムの統廃合にも強いワークフローシステムを選んでみてください。

>汎用性の高いワークフローシステムAgileWorksの特徴はこちら

あるある2
組織変更によりシステムメンテナンスを行い、業務時間外作業のため夜中まで作業が長引く

 

<解決策>
組織改編前に事前設定や人事システム連携が可能なワークフローシステムを使うことで、リアルタイムで変更作業をおこなう必要がなく、事前設定し当日反映させることが可能。
また人事システム連携や組織情報をインポートすることで、手作業での変更が不要になり設定変更漏れの防止も可能に。

 

<詳細>

 システム乱立は利用者だけでなく、管理者の負担も増やしています。もし統廃合ができたとしても、利用者側の視点だけで統廃合をすると、管理者の負担は減らずにメンテナンスが適切に行われないままシステムが使われてしまいます。

 ここでメンテナンスが適切に行われないと利用者の方に影響が出るかつ、管理者の方に負担が大きいと言われるイベントをご紹介します。会計年度の更新や人事組織改編など、基幹システムとの情報連携・同期です。

 例えば人事組織改編が行われる場合を想定してみましょう。

 ワークフローシステムの拡張性は人事組織の複雑な構造も表現できるかどうかがポイントであると前段で触れました。これをシステム上で表現するためには社内の人事組織データとワークフローシステムの連携が必要です。

 数名程度の異動や退職ではメンテナンスは手作業でも対応できるかもしれませんが、数百名〜数千名規模の企業で大きな組織改編が行われた際、全ての情報を手作業で反映し、抜け漏れのないようにワークフローシステムの情報を更新するのは管理者に多大な負担を強いることになります。時には日付をまたいで情報更新にかかるといったこともあると伺います。

 これは人事システムの情報をマスタデータとし、マスタデータの更新を待ってワークフローシステムを年度替わりの1日で行わなければならないためです。情報更新のための時間も短くタイミングも限られるため、徹夜作業が発生してしまうのです。

 もし管理しているシステムが複数あるのであれば、その工数はシステムの数の分だけ膨らんでいきます。これは余計なメンテナンスコスト、リソースが発生してしまっていることに他なりません。

 

 ぜひ汎用性を兼ね備え、基幹システムとの情報連携もスムーズなワークフローシステムAgileWorksでこの問題は解決しましょう。

>期末の情報変更にも強いAgileWorksの特徴はこちら

>運用コストを減らせるAgileWorksの特徴はこちら

 

 社内の意思決定を支えるワークフローシステムだからこそ、メンテナンスのために使えなくなる期間が発生したり、メンテナンスが間に合わず不具合が起こったりといったトラブルは避けたいはずです。

 適切にワークフローを回すためには社内の情報更新に合わせ、ワークフローシステム内の情報を同期させる必要があります。普段のフォームの作成や修正、一部の人事異動などの軽微な修正だけでなく、年に数回しかないとはいえ大規模な情報更新も想定し、メンテナンスの機能を確認してみる良いでしょう。

あるある3
既存ワークフローシステムが使い勝手が悪い(管理者視点・ユーザー視点)

<解決策>
安定性と拡張性の高いワークフローシステムを利用する

 

<詳細>

 システム乱立が招く混乱、管理者の見えない負担についてお話しましたが、ワークフローシステム見直しで最も重要な評価ポイントは、安定性と拡張性ではないでしょうか。

 ワークフローシステムは重要な社内の情報インフラを支えるので、次の2点が求められます。

安定性:メンテナンスやサポートのコストが低いこと
拡張性:対象業務や組織を拡張しても問題なく運用できること

 ワークフローシステムを実際に導入してみて感じた課題についてのアンケートで挙げられたのは、普段使っている際の操作性の悪さに次いで、そもそもの機能不足やメンテナンスのしにくさが上位を占めています。
 >参考:https://www.atled.jp/wfl/article/detail/workflow-reports_6/

 機能不足やメンテナンスのしにくさがあると、いくらシステムを統廃合しても、新たに補完するためのシステム導入が検討に上り、またシステム乱立に戻ることにもなりかねません。

 ワークフローシステムは導入後、企業の変化や成長に合わせて柔軟に対応するものでなければなりません。加えて利用者・管理者双方の視点の負担を減らし、使い勝手の良いシステムであるべきでしょう。

 もし今のワークフローシステムに使いにくさを感じていられるのであれば、選定・乗り換えガイドブックでさらに詳細の課題、選定の基準をご覧ください。

 日常的にも使いやすく、中長期的に活用していきたいシステムを選ぶ基準を掲載しています。

 ワークフローシステムの導入・運用の本来の目的は企業の意思決定の迅速化や効率化です。

 しかしながらシステムの使い勝手の悪さやメンテナンスの手間がかかりすぎるためにリソースが奪われてしまうのは本末転倒です。

 安定性と拡張性の高いワークフローシステムを選んで事業成長運用・管理の手間を削減し、本来の目的に集中できる環境を整えていきましょう。

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ワークフローとは、一般的には業務の流れのことを指しますが、ワークフローシステムを導入することにより、業務手続きを電子化し、これまでかかっていた業務の負担を減らせます。ワークフローの基本やシステム導入をする上でのポイントなどをご紹介します。

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