ペーパーレス化に必要なITシステム【カテゴリ別】

2019年12月20日
ITシステムペーパーレス働き方改革
ペーパーレス化に必要なITシステム【カテゴリ別】

どれに当てはまる?ペーパーレス化の5つのカテゴリ

本項では、ペーパーレス化を5つのカテゴリに分類し、ペーパーレス化する目的と、その実現方法とITシステムを解説していきます。

カテゴリ1:文書管理の工数削減、省スペース化を目的としたペーパーレス化

目的

紙文書を減らして、文書管理を効率化したい(工数を削減したい)
人員が増えてきたので、文書保管スペースを縮小して、執務スペースを広げたい

実現する方法

紙文書を電子化することで、文書のファイリングや破棄といった手間を無くし、工数を削減できます。また文書保管スペースの縮小もできます。

実現できるITシステム

文書管理システム

もともと紙で存在している文書をスキャンして電子化するシステムです。管理の効率化や保管スペースの縮小ができます。

ワークフローシステム

申請書類の作成から決裁までの業務手続きを電子化するシステムです。業務手続きが電子化されることによって、これまでかかっていた工数を削減できます。また、書類が保存されるので、書類の検索が容易になったり、保管スペースが縮小できます。

カテゴリ2:情報共有の促進を目的としたペーパーレス化

目的

どこからでも必要な情報を共有できるようにしたい

実現する方法

電子データとして文書をやり取りすることで、オフィス以外で働く社員がいつでも情報にアクセスできるようになります。

実現できるITシステム

オンラインストレージ

インターネット上でデータを保管できるシステムです。情報を共有したい人に閲覧権限を与えるなどして、外出先でもインターネット上で情報を閲覧することができます。

ワークフローシステム

外出先・出張先でも回覧文書を確認できたり、他拠点との情報共有も容易になります。また、情報伝達がきちんとされたか回付状況から確認できます。確認がされていない場合、滞留日数が把握でき催促も可能です。

カテゴリ3:文書作成の効率化を目的としたペーパーレス化

目的

手書きで書類を作成するのは手間がかかるため、効率化したい

実現する方法

書類作成を電子化することで、手書きで書類作成する際にかかっていた作業負担を軽減し、業務効率化を図ることができます。

実現できるITシステム

表計算ソフト

数値のデータの集計や分析に用いられるソフトウェアです。表計算ソフトで作成した文書はメールに添付して送信します。受取人は添付された文書を確認するためにダウンロードするという手間が生じます。

ワークフローシステム

書類を再提出する際は、新しい紙に書き直す必要はなく修正箇所だけを直すことができます。また、過去と同じ申請内容を記載する際は、過去の申請書類をそのまま複製できます。
その結果、これまでかかっていた作業負担を軽減し、業務効率化を図ることができます。

カテゴリ4:取引先との書面やり取りの迅速化を目的としたペーパーレス化

目的

取引先と書面で行われているあらゆる契約を迅速化したい

実現する方法

取引先との契約を電子化することで、FAXや郵送といった手間なく、受発注書や見積請求書や基本契約書などの契約関連文書のデータを迅速に、かつ正確に共有できます。

実現できるITシステム

電子契約システム

取引先(顧客)との契約を電子化するシステムです。電子化することで、従来必要だったコストを削減するだけでなく、契約にかかっていた手間を省き迅速化します。

電子契約システムは企業と個人間の取引でも利用可能で、現在利用範囲は拡大しつつあります。

EDI

企業間の取引を円滑に行うために電子データでやり取りするシステムです。取引先と、受発注・出荷・請求・支払などの各種取引を電子化することで、受発注から請求支払までの取引業務を迅速化できます。

カテゴリ5:申請~決裁までの業務手続きの迅速化と内部統制の実現を目的としたペーパーレス化

目的

決裁までの期間を早めたい
外出先でも申請や承認作業がしたい
紙文書では難しい内部統制を実現したい

実現する方法

申請書の作成から決裁までの業務手続きを電子化することで、決裁期間が迅速化します。
また、外出先でも申請や承認作業が可能になります。

必要な情報はまとめてデータ化したり、常に適正なルートで業務手続きを行えるので、内部統制を実現できます。

実現できるITシステム

ワークフローシステム

決裁までに時間がかかっていた業務手続きの決裁スピードが迅速化します。社内の業務手続きは外出先でも可能になり、急ぎの承認依頼にも対応ができるようになります。また、どのようなフローで業務手続きが進んでいるか可視化できたり、承認日時など紙文書での業務手続きでは記録に残せなかった情報もワークフローシステムでは記録できるので、内部統制を強化できます。

ワークフローシステムでペーパーレス化を実現しよう

一口にペーパーレス化といっても、目的や実現に必要なITシステムは異なります。

ワークフローシステムは、会社内の業務手続きを電子化します。
そのため、導入前の紙文書が無くなるのではなく、導入後の書類作成から決裁、保管に使用する紙文書を無くします。

しかし、今まで紙で行っていた業務を突然すべて電子化してしまうと業務自体に影響が出てしまいます。
段階を踏んでペーパーレス化を実現しましょう。

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ワークフローとは、一般的には業務の流れのことを指しますが、ワークフローシステムを導入することにより、業務手続きを電子化し、これまでかかっていた業務の負担を減らせます。ワークフローの基本やシステム導入をする上でのポイントなどをご紹介します。

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