戦略総務を探る ~ 月刊総務編集長が語る、これからの総務のあり方とは?

2016年06月09日
戦略総務を探る ~ 月刊総務編集長が語る、これからの総務のあり方とは?

「戦略総務」をテーマにしたセミナーに多くの総務担当者が集まった。
語るのは「月刊総務」編集長 豊田健一氏(以下 豊田氏)。「戦略総務」とは一体何なのか? これからの総務はどうあるべきなのか? 総務担当必見の戦略総務レポートをお届けします。

詳しい解説資料がございます

「月刊総務」編集長 豊田健一

早稲田大学政治経済学部卒業。株式会社リクルート、株式会社魚力で総務課長などを経験後、ウィズワークス株式会社入社。現在、日本で唯一の管理部門向け専門誌『月刊総務』の編集長を務めると同時に、一般社団法人ファシリティ・オフィスサービス・コンソーシアムの理事や、総務育成大学校の主席講師も務める。
・月刊総務オンライン  http://www.g-soumu.com/
・豊田健一著『 マンガでやさしくわかる総務の仕事

総務のポジションと意識

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総務部門は他部門と比べて経営層、現場のいずれにも関わりが多い部門である。だからこそ単に人と人の調整役となるだけでなく、経営感覚と現場感覚の両方を持つことが求められる。また、社外との接点も多いため、外部の情報について常にアンテナを張って社内に取り込む必要があるだろう。

豊田氏は「総務に求められるポジションは経営層と現場、社内と社外の中間である」と語る。自社の常識、業界の常識、世間の常識。3方向の常識を持ち、様々なポジションの課題やリスクを察知して動くことが期待されている。

総務業務の心構え

「総務は業務範囲の広さから何でも屋と言われることが多く、部門内でも仕事の範囲がどこまでかという総務のあり方を議論する機会が多いが、会社戦略を推進するために不可欠な総務部門となるには、仕事の範囲ではなく、総務の業務を担当者自身がどうとらえるかの方が重要だ」と豊田氏は語る。

総務の仕事を何でもやらされるとネガティブにとらえるのではなく、「何でもできる可能性がある」とポジティブにとらえたうえで、豊田氏が語る「戦略総務」を意識した行動が今求められている。

イノベーションを作りだす総務部門

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今どの企業も、既存事業に加え、新規事業を創造するイノベーションに力を入れている。

「総務部門は直接利益を出す部門ではない。しかし、イノベーションを生み出す環境づくりはできる。むしろ総務だからこそできる仕事だ。イノベーションは専門分野が異なる人たちの交わりの中から生み出されると言われるが、例えばコピー機や備品倉庫の位置を工夫し、故意に人が接触し自然とコミュニケーションを生まれるオフィスを作る。他部門間の会話がイノベーションを起こすきっかけになる。」(豊田氏)

これまでのオフィス整備業務から、イノベーションを生み出すオフィスづくりに変える。これも戦略総務の活動である。

戦略総務を成功させるポイント

これらを実行するためにはIT活用が欠かせない。
「例えば書類の電子化は当然すぐにやるべき。総務が多くの時間をさく書類管理の仕事は早くITにまかせた方がいい。」(豊田氏)

戦略総務とは

総務部門には備品整備、オフィス管理、車両管理、書類管理、など様々な業務が存在するが、個々の業務を遂行しつつ、より一つ上の目線の全社業務の流れを把握する必要がある。

「幅広い総務の守備範囲から、会社の課題を見つけ、どの課題に人・時間を注力させ改善するかといった戦略を立てて実行する。戦略総務とは、より高次元で社内の業務を把握し、戦略を立てて業務に落としていくことである。」(豊田氏)

戦略総務を成功させるポイント

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高次元の視点とともに幅広い知識も必要となるが、総務部門はその知識を全て持つ必要はない。豊田氏は「知っている人を知っている状況を作り出す」ことが重要だとしている。

つまり、高い専門性、スキル、豊富な経験をもつサプライヤをうまく活用するということだ。戦略総務において戦略を立てるというフェーズは最も時間、人のかかる工程である。サプライヤに依頼できるものを増やし、活用することが戦略総務を成功させるポイントである。

戦略総務に不可欠なIT活用

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・会社戦略と高次元での業務課題の把握
・サプライヤとの関係作り
・戦略作りと実行
これら戦略総務に欠かせない活動を実現するためにはIT活用が欠かせない。

「例えば書類の電子化は当然やるべき。総務が多くの時間をさく書類管理の仕事は早くITにまかせた方がいい。電子化することで、部門内で誰が何の業務を行っているのか、抱えている課題を可視化し、明文化・ルール化できる。ワークフローシステムなどITの力を活用すれば、今ならすぐにできることだ」(豊田氏) 

今も昔も、会社、社員を見ることが総務において最も重要だと豊田氏は語る。
「ブラブラと会社内を歩きまわる事は大事だ。それでしか得られない関係、見つけられない課題が多くある」 
業務を遂行しつつ「会社・社員を見る」「業者と話す」「戦略を立てる」といった、総務にとってクリエイティブな時間を多く作ることが、戦略総務実現の鍵である。

総務のスペシャリストである豊田氏が経験を交えて語る 「これからの総務のあり方とは?」 のレポートが以下よりダウンロードできます。総務担当者必見の内容です!


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経営層、社員、外部業者と良い関係を築きながら、環境づくり、健康経営、社員のモチベーションなど、幅広い守備範囲から自社の課題を見つけ、改善を推し進めていく。これは総務にしかできない仕事です。本書では「これからの総務のあり方」や「総務のあるべき姿」を、総務のスペシャリストである月刊総務編集長が語った総務担当者必見の内容です。
総務の視点から、自社の課題改善にお役立てください。

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