株式会社はなまる

株式会社はなまる

讃岐うどんチェーン店を全国に展開している「株式会社はなまる」では、店舗から本部への申請や報告にX-pointを活用。本部と店舗、両者ともに業務を効率化することに成功した。

うどん文化の普及を通じ、新しい食文化の創造をめざす「はなまる」

─ はなまるの事業概要について教えてください。

讃岐うどんチェーン「はなまるうどん」の直営店舗展開およびFC店舗経営指導を通し、おいしく、手軽に、リーズナブルで、ヘルシーなうどんを提供することを軸に、独自のビジネスモデルを展開しています。

当社は、2000年にうどんの本場である香川県に生まれた一軒のうどん屋から創業しましたが、現在では約200店の直営店舗をベースに、海外を含めた約330店舗を展開し、国内に4か所の自社工場も完備しています。

素晴らしい日本の食文化を本気で世界中に広めていきたいと願っており、「おいしさ」や「安さ」はもちろんのこと、「本当、本物、正直」にこだわり、うどん文化の普及を通じて新しい食文化の創造に努めています。

店舗から本部への申請・報告にX-pointを活用

はなまる

─ X-pointの利用状況を教えてください。

当社では2010年にX-pointを導入しました。社内のワークフローとして使用していますが、現状、直営店舗から本部への申請・報告に利用する機会がもっとも多く、承認件数で見るとトータルで約4万件になります。

─ 店舗から本部への申請・報告とは、具体的にどのような内容になりますか。

労務関連の申請や食材の店舗間移動伝票など定型的なフォームはもちろんですが、内容を限定せず汎用的に利用できるフォームなども用意しています。

─ X-pointを導入する以前、店舗から本部への申請・報告はどのように行っていたのでしょうか。

以前は、メールやFaxを使っていました。一部の帳票は表計算ソフトを使ってデータ化していましたが、メールに添付されてきたデータを本部側で紙に出力して、処理・管理するケースも少なくありませんでした。

ワークフローを導入することで「メール文化」「紙文化」からの脱却をねらう

gumi

─ ワークフローを導入した経緯を教えてください。

まず基本的な考え方として、店舗においてはできるだけ事務作業に割く時間や手間を省き、接客やその準備に労力を費やしてもらいたいと考えています。

一方、本部側では、店舗数が急増するのに比例して、店舗運営に関わる業務の負担が増加していました。
そのような状況下、申請・報告に関するムリ・ムダ・ムラが目立つようになってきていました。

─ ムリ・ムダ・ムラとは。

たとえば、店舗から本部へFaxを送った場合、その連絡を電話で入れるとします。通常のビジネスでは当たり前の確認作業なのですが、電話を受けた本部のスタッフはFaxのところまで行って確認をしなければなりませんし、その間、店舗のスタッフが電話口で待っていることもあります。

ちょっとした時間と手間かもしれませんが、ちりも積もれば山になるで、全体で見ると大きなロスを生み出していることになります。一方、Fax送受信の確認を怠れば、必要な担当者のもとに、期限内に情報が届かず、業務に支障が出てしまうことになりかねません。

また、メールでのやり取りは便利なのですが、決裁後のデータを見返したり、集計したりするのが容易ではなく、申請者が経過を確認するのが難しいといった問題もありました。

さらに、店舗運営業務に限った話ではないのですが、決裁者が出張などで会社に来られないことがあると、申請処理が止まってしまったり、遅れてしまったり、状況によっては必要な承認者を飛ばして決裁されてしまうこともあり、問題となっていました。

このまま、「メール文化」「紙文化」を継続していては、業務を効率化するのは難しく、伝票の紛失といった事故も発生しかねない状況でしたので、ワークフローを導入することで「メール文化」「紙文化」からの脱却を図り、効率的かつスピーディー、そして確実に、たとえ決裁者が出張中であったとしても、申請・決裁がスムーズに処理される仕組みを実現しようと考えました。

だれでも違和感なく利用できることを重視しシステムを選定

─ ワークフローは、どのように選定しましたか。

ワークフローの導入・利用は初めてのことで、情報システム部門から導入を提案した経緯もあり、社内からはワークフローが本当に使い物になるのか、定着させることができるのか不安視する声もありました。

また、PCの利用が得意でない店舗スタッフもいますし、全国の店舗をすべてオンサイトでサポートすることも容易ではないので、基本的な「使い勝手の良さ」はもちろんですが、加えて、これまで利用してきた紙や表計算データの帳票と「見栄えが変わらないこと」、すなわち違和感なく利用できることを重要視しました。

そのほか、次のポイントを主な要件にいくつかのワークフローシステムを比較検討しました。

  • ・モバイル環境でスムーズに利用できること
  • ・帳票フォームを、自社で作成・メンテナンスできること
  • ・決められた承認者を飛び越えて承認が進まないこと
  • ・基幹システムへデータの受け渡しができること

全社的かつ月に1回は使うような業務からX-pointへ実装

─ X-pointを選んだ理由を教えてください。

印影の表示など紙の帳票と変わらないイメージで利用することができ、帳票フォームの作成・メンテナンスも容易にできる点を高く評価しました。承認ルートの設定も柔軟な設定が可能で、代理承認や差し戻しの機能なども有用だと思いました。

また、Webシステムなので、店舗はもちろんモバイル環境でも専用のアプリケーションが不要で、導入・メンテナンスにかかる手間がかからないことも選定理由の1つです。

クエリを活用し、決裁情報の検索・抽出・集計を迅速化

はなまる
はなまる

─ X-pointを導入して、どのような効果がありましたか。

店舗では、事務作業や電話がかけられる時間帯が限られているので、X-pointを利用することで空き時間を効率的に活用し、事務作業の効率化と時間短縮を図ることができました。

本部側のスタッフからは、必要な情報の検索・抽出や集計を簡単かつ迅速にできるクエリ機能が便利だという声を数多く聞いています。基幹システムへのデータの抽出・移行も、簡単にできるようになりました。

─ 承認が滞ってしまうという話もありましたが、その点は改善されましたか。

出先からでも手軽に申請内容の確認や承認ができるようになったこともあり、決裁までの時間は全体的に短縮されています。

─ 今後の展開は、何か考えていますか。

稟議書の申請・決裁をX-pointで実装できるように準備しています。そのほかにも、さまざまな部署や担当者から、X-point上に業務を展開してほしいという要望を受ける機会は多いので、順次、対応を進めていきたいと思っています。

エイトレッドへのさらなる期待

─ エイトレッドへの期待などがあればお聞かせください。

X-pointはとても使いやすいのであまり機会は多くなかったのですが、サポートで問い合わせを入れた際、わかりやすく、丁寧に対応していただき助かりました。

最近バージョンアップをしたばかりで、機能がアップしていると思いますので、また、問い合わせを入れることもあるかと思います。これまでと同様、迅速な対応をお願いできればと思います

はなまる様の導入事例をPDFファイルでご覧いただけます。