「ユーザビリティ」
それはAgileWorksが追求したもう一つのテーマ。
そのクールな外観とシンプルな操作性で申請書の作成、承認、検索のあらゆるシーンで、ユーザーが迷わず使えるユーザビリティにこだわりました。

今まで使っていた紙の書類がブラウザの中で

AgileWorksの入力フォームは「紙のようなウェブ入力フォーム」。エイトレッドが長年こだわった定番インターフェイスを採用しました。プラグインを一切使わないHTMLのRIAインタフェースは柔軟な表現力を誇り、通常のウェブシステムのHTML入力フォームでは作成できないような、直感的なレイアウトが作成可能です。

レイアウトは自由自在

その抜群に直感的なインターフェイスは、今まで使っていた書類のレイアウトをそのままでウェブ申請書への移行を可能とします。今まで紙に書いていた内容をブラウザに向かって入れるだけなので、PCに不慣れな利用者でも簡単に利用できます。

直感性と操作性を両立

AgileWorksの入力フォームは外観が優れているだけではありません。操作性に優れた「入力補助機能」が多数用意されています。例えば、単価に数量をかけて金額を計算したり、「マスタ参照機能」で顧客情報のマスタ一覧を表示して顧客名を自動入力したり、他にも印影、カレンダ入力などなど。

見たまま印刷

申請書が電子化されることで、紙を印刷するシーンは少なくなり、社内にはペーパーレス文化が浸透するでしょう。でも、どうしても印刷が必要な時は？フォームで作成した書類は、見たままのレイアウトでPDFへ出力して保存、印刷を行うこともできます。

申請書の作成時間を短縮

目的の申請書をカテゴリから選択

申請書の作成はいたってシンプルです。「書類作成」メニューをクリックすると、そこには業務別に整理された申請書フォームが。目的に応じた申請書フォームを選択して書類を作成します。
それは常に最新の申請書フォームが並ぶ社内規定集。迷わず申請書が作成できます。

過去の提出書類を流用

同じような申請書を毎回書き直すのに不便を感じたことはありませんか？そんな時は「コピーして新規」の機能が便利です。過去の申請書を検索して流用し、必要箇所だけ書き直して新たな申請書として提出しましょう。

関連した申請書は一緒に管理

AgileWorksには「関連フォーム」という便利な機能があります。例えば契約審査申請書の承認が完了したら、必要事項を引き継いで押印申請書を作成するように、異なるフォームを関連付けて管理ができます。もちろん、お互いの申請書から相互に参照が可能です。

承認業務はメールを処理する感覚で

書類の状態別にタスクを整理

承認依頼、差し戻し等、処理の依頼通知は「仕事」メニューに届きます。それはまるでメーラのような操作感。申請書の状態別に整理されたツリーノードをクリックして、該当申請書を開き、処理してください。また、タブ形式で申請書ごとに選択できますので、業務毎に承認業務が行えます。

これから回付される書類を把握

「仕事」メニューでは、自分宛の「処理待ちタスク」、自分が処理を行った「処理済みタスク」が確認できます。中でも便利なのが「回付予定」。これから回付される申請書が事前に確認できます。月末外出する前にこの中を覗き、作業予定を立てたり、重要な申請書については催促することも可能。まさに業務可視化とはこの事です。

受付番号、決裁番号は自動発番

他にも承認業務に役立つ便利な機能が満載。申請書上に「印影フィールド」を配置すれば、申請者、承認者の名前と承認日が印影でビジュアルに確認できます。また、「自動採番機能」で受付番号や決裁番号を自動発番することも可能。AgileWorks導入と同時にナンバリングマシンがオフィスからなくなります。

主管部門の使いやすさを考慮

ワークフローの導入効果として、申請書の作成や承認業務の効率化だけでは不十分です。保管された申請書が必要な時に瞬時に探せて、活用できる事がワークフローの真価です。特に総務部や経理部等、申請された書類に基づき作業を行う主管部門のように、常に大量の申請書を扱う部門にとり、検索性は不可欠な要素。AgileWorkの強力な検索機能は申請書を必要とする人にとって頼れる機能です。

用途に応じたビューを自由に作成

一覧に表示するビューは自由に定義可能。申請書毎の一覧はもちろん、特定項目毎に件数や金額を集計することもできるため、簡易的なBIツールのような使い方もできます。また申請書の主管部門に検索結果のダウンロード権限を与えれば、CSVファイルとして取得ができ、Excel等の再利用に活用できます。

書類探しは自分の席で

「あの稟議書を用意しておいて」。緊急な依頼で申請書を探しますが、原本は総務部のキャビネットの中・・・。
AgileWorksならこんな苦労は要りません。閲覧権限を持つ申請書なら席に座ったまま検索することができるため、キャビネットまで歩く労力すら必要はありません。検索条件も詳細な指定ができるため、短時間で目的の申請書を探すことが可能です。

条件を保存してワンクリック検索

よく使う検索条件は保存しておき、ワンクリックで目的の申請書の一覧を呼び出すことができます。主管部門の担当者はルーティンワークにおいて、毎回同じ検索条件を指定する必要がなくなります。

ユーザー教育が簡単

AgileWorksの画面はシンプルで統一されたインターフェイス。ユーザー向け画面も、管理者向け画面もルックスとオペレーションは基本的に同じです。新しいシステムを導入すると、ユーザーへの操作教育は一大イベントです。でも、AgileWorksの「紙のような申請書」と「統一されたインターフェイスの操作画面」ならユーザー教育コストの大幅な削減が期待できます。

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