大幅な組織改編、長い決裁フロー、入れ替わるユーザーへの教育、数多くの運用システム、そして内部統制。
AgileWorksはそんな大規模組織のニーズから生まれました。ありきたりなフロー制御だけをフォーカスするのではなく、ワークフローとしてのトータル的な実用性を追求しました。
AgileWorksはそんな大規模組織のニーズから生まれました。ありきたりなフロー制御だけをフォーカスするのではなく、ワークフローとしてのトータル的な実用性を追求しました。
高度なフロー制御
フロー制御はワークフロー製品のアイデンティティ。AgileWorksではERP製品や従来のワークフロー製品では補えない機能が満載です。承認経路とアクセス権限を「回付ルール」として定義することで、稟議書や購入申請書等の決裁はもちろん、アカウント登録申請等の主管部門のための作業フローまで、社内の意思決定プロセスを全てフロー化します。
決裁のリードタイムを短縮
大規模な組織では稟議書の決裁にあたり、起案→審査→合議→決裁というプロセスを経るため大量な回付者を経由します。このようなルートは「並列分岐」で審査、合議プロセスを同時にすすめることができます。また、金額に応じて決裁者が異なる場合は「条件分岐」を。実用的なフロー制御で意思決定のリードタイムを大幅に短縮します。
組織改編に強い相対指定
異動により部署のメンバーが入れ替わった場合でも、閲覧権限の変更は必要ありません。申請書の閲覧権限を部署として相対指定しておくことで、その時点で部署に所属するメンバーは全員閲覧可能な状態となります。逆に申請者であっても異動後は必要外な申請書は閲覧できなくすることも可能です。
承認者が曖昧な場合は選択で
回付先の指定は組織、役職、ロールを指定することでAgileWorksが自動的に回付者を決定するため、決裁権限規の経路を申請者が意識する必要はありません。
「残業申請はプロジェクトのリーダーに承認をもらう」。このような組織上に存在しない承認者への回付が必要な場合も大丈夫。「選択ステップ」で任意に承認者を選択することが可能です。
「残業申請はプロジェクトのリーダーに承認をもらう」。このような組織上に存在しない承認者への回付が必要な場合も大丈夫。「選択ステップ」で任意に承認者を選択することが可能です。
承認、作成を代行
承認者が不在で承認できない場合、代理者が承認することができます。代理承認権限は申請組織、申請書ごとに代理者へ委任が可能です。また、作成についても同様、アシスタントが営業担当の申請書を代行作成するようなことが可能です。
組織構造はまるで人事システム
ワークフローは組織の書類を扱う性質上、人事発令と切り離して考えることができません。AgileWorksは組織構造やユーザーの所属に適用開始日と終了日を持つ、人事システムさながらの履歴構造を持ちます。
メンテンスは余裕をもって
AgileWorksは組織を履歴構造で持つため、「先付けメンテナンス」が可能です。発令データを事前に受け取り、早い時期から作業が行えます。組織改編の前日に管理者が総出でメンテナンスするような必要はありません。
人事システムからの受け入れが前提
履歴データを持つシステムは人事システムをおいて他にはありません。「組織インポート機能」は人事システムからのデータ受け入れを前提としています。発令にあわせて、組織改編や異動データを差分または全件洗い替えで取り込むことが可能です。
組織統廃合の引継が自動で
大幅な組織統廃合があった場合、過去の申請書の所有者変更は一大事。そんな時は「組織移管」の機能を使うとアクセス権限を全て自動で書き換えてくれます。個別には「書類移管機能」でアクセス権限の追加、変更も可能です。
異動前の組織に書類を回付
「費用精算は翌４営業日まで」という場合、翌月に精算しても大丈夫です。申請基準日を指定して「バックデート申請」で異動前の組織へ回付することが可能です。
事前準備と安全な本番移行
ワークフローは今や業務の中心。基幹システムと同レベルの安全性が求められます。設定に漏れがありフローが回らない、人事システムより受け取った組織データに不備があり一部のユーザーが使えない等のリスク回避が必要です。
運用に影響なく事前設定を行うには、どうすれば良いでしょう？AgielWorksでは運用環境の準備を行うための「ステージング環境」を利用する事ができます。
運用に影響なく事前設定を行うには、どうすれば良いでしょう？AgielWorksでは運用環境の準備を行うための「ステージング環境」を利用する事ができます。
ステージング環境で運用準備
運用環境よりステージング環境へデータを移行し、新年度の組織を事前インポートして、新組織に対応した新しいフォーム、回付ルールを事前設定して、フローを回付して確認できます。確認が完了したら運用環境へ移行します。昨年度までのフォームも残したいけれど？AgileWorksは組織だけではなくフォーム、回付ルールも履歴化されますので心配はいりません。
内部統制に不可欠
IT統制におけるワークフローの大きな役割は正当な決裁の記録と閲覧。AgileWorksは承認証跡はもちろん、不正利用を抑止する細かいログ管理とアクセス制限制御を提供しています。情報を必要とする人へ必要な範囲をリアルタイムに提供することが可能となります。
決裁に至るまでの証跡を閲覧
AgileWorksは申請書の内容が見れるだけではありません。回付者の一覧、操作の履歴、フィールド単位の変更履歴といった決裁に至るまでの全ての経緯が確認できます。
きめ細かなアクセス権限
申請書は組織の所有物。決裁後の閲覧は申請者、承認者だけではなく、上位部署の役職者が閲覧できるべきです。AgileWorksの閲覧権限設定は部署の上位・下位指定を行う事ができます。
また、編集制御も同様。編集できるフィールドやファイルの添付必須等、細かな操作権限をステップ毎に設定可能。柔軟なアクセス制御が可能です。
また、編集制御も同様。編集できるフィールドやファイルの添付必須等、細かな操作権限をステップ毎に設定可能。柔軟なアクセス制御が可能です。
内部監査が効率的に
社内業務のモニタリングを効率化しましょう。回付ルールの「報告ステップ」を使うと当該申請書を報告として受ける人の閲覧記録も証跡として残せますので、社長決裁の書類を監査役が確認したことを証明できます。
また、全ての回付ルールの「閲覧ステップ」に監査役を設定をしておけば、社内の書類をご自身で検索できます。書類の提示を随時求める必要はありません。
また、全ての回付ルールの「閲覧ステップ」に監査役を設定をしておけば、社内の書類をご自身で検索できます。書類の提示を随時求める必要はありません。
外部監査の要求にも対応
会計監査、内部統制監査において、申請書・稟議書は業務遂行のエビデンスとして不可欠です。申請書の提示が必要な場合は、強力な検索機能で申請書を即時に探して、証跡情報をつけて印刷するだけ。キャビネットを探し回りコピーをとる必要はありません。
操作情報、ログイン情報をログに記録
AgileWorks上での操作は細かくログに出力されます。きめ細かなログ管理により利用者に対する不正利用の抑止効果と、トレーサビリティを確保します。
