経費精算ワークフロー | ワークフロー全社基盤「AgileWorks」変化に強い高機能ワークフロー

・個人の不適切な経費申請の防止
・過去の経費分析による削減案リストアップ
・仮払・精算の申請・承認・確認作業軽減

経費精算ワークフロー導入ポイント

各グループ会社、各部門から申請・承認される仮払申請、経費精算、出張精算等をワークフロー化し、全社データベースとして一元管理します。経費精算がワークフロー化される事によって、申請者・承認者は承認の流れが見えるようになり、今どこまで進んでいるか、誰で止まっているか等の状態を確認できます。現場ユーザーは、よく使う経費・よく訪問する出張に関する精算は過去の精算書を流用でき、管理部門はこれから来る予定の経費精算や、精算業務のタスク管理を行いやすくなります。データを一元管理できる為、検索性・集計性も高まる為、溜まったデータを元にコスト分析に役立てる事も可能です。

活用業務

・仮払申請
・小口精算
・出張旅費精算
・交通費精算

申請者にとってのメリット

・仮払と精算の連動/紐付けができる。
・過去の類似精算の活用ができる。訪問履歴の流用等。
・ワークフローがどこまで回ったか確認できる。
・まるで紙の書類イメージなので違和感が無い。
・各種入力支援機能により、入力手間を軽減できる。

承認者にとってのメリット

・不適切なコストの抑止
・ワークフローがどこまで回ったか確認できる。

管理部門・主管部門にとってのメリット

・入力ミスが減っており、確認の手間を軽減できる。
・探す時間を大幅に短縮
・時間軸や部門・個人ごとの経費利用状況を集計・確認
・二重入力の手間を減らすことができる。

多彩な標準機能で、統制の取れた精算業務を

AgileWorksはWeb上で紙のような申請書を利用できるので、現場社員もすぐに馴染めます。申請→承認だけでなく、チェック・確認・報告や適切な閲覧権限とデータの正確性を確保する為の様々な標準機能をご用意しています。

マスタ参照で、データ不整合を抑制

科目マスタ、部門マスタ等を選択式で入力できるから、入力の手間とデータ整合性チェックの手間が軽減。

入力漏れ、検算チェックのコスト削減

必須入力チェック、数値自動計算がGUIの設定だけで実現できるので、電卓チェックや差し戻しの手間を軽減。

紙の使用量を削減

紙を減らすという事は、コスト削減だけでは無く、探す時間やファイリングの時間も減らす事が可能。

J-SOX法対策にも効果を発揮

JSOX法施行等による内部統制に関しても、業務の承認プロセスを明確にできる経費精算、旅費精算システムは効果を発揮します。グループウェアではできない高度なワークフローにより、より効率性・信頼性の高い承認プロセス基盤を確立します。

会計システム連動でさらなるスピード化と統制基盤に

SOAワークフローのAgileWorksだから、「AgileWorks SDK」を利用する事によって、承認された経費精算を仕訳データに変換したり、会計システムとデータ連携する応用も可能です。システム間の自動化を図る事で、二重入力の手間を軽減するだけでなく、スピード化とミス軽減につながり、会社全体の統制・信頼性のレベルアップにつながります。